移転時に行おう！ オフィスのセキュリティを強化するには？

顧客と従業員の安全や安心を守る対策を疎かにすると、企業に対する信頼を大きく損ねる恐れがあります。特に、情報漏洩事件では、ひとたび重要情報の不適切な取り扱いが明らかになると、賠償責任を課される恐れがあるのはもちろんのこと、企業の存続をも揺るがす深刻な問題に発展しかねません。オフィスの移転が決まったら、これまでのセキュリティレベルを見直し、改善策を講じていきましょう。

オフィスのセキュリティを強化する必要性

大量の個人情報を取り扱う大企業を標的としたサイバー攻撃（＝コンピューターやネットワークへの不正侵入によるデータ詐取、破壊）、内部の人間による機密情報の持ち出しなど、情報漏洩に関するさまざまな事件が後を絶ちません。

パソコンや外部記憶装置などの普及により、個人情報や関連企業との取引情報などが簡単に収集できるようになったことも影響しているでしょう。情報漏洩事件は、顧客や取引先との関係性にダメージを与え、やがて営業自体を継続できなくなる状況を引き起こすことがあります。

オフィスのセキュリティを強化する方法

では、どのようにしてオフィスのセキュリティを強化すれば良いのでしょうか？ オフィス移転時には、以下のような方法でセキュリティ強化に取り組んでみてください。

エントランス、執務室の入室制限

オフィスへの不審者の侵入を防ぐには、エントランスから執務室への入室を制限する方法が有効です。最近では、テンキーやICカードなどによる「入室管理システム」が普及していますが、コストの面で設置をためらうケースも少なくありません。

その場合は、監視カメラの設置や入退室記録の徹底により、いつ、誰がエントランスを通過したのかを常時管理する必要があるでしょう。

機密情報、機密書類の管理方法の見直し

企業で発覚する情報漏洩事件は、その大半が書類およびデータの不適切な取り扱い、メールの誤送信など、内部関係者による「人為的ミス」が原因と言われています。これらの問題を防ぐには、機密情報の取り扱いや管理方法に関する社内規定の策定、徹底はもちろんのこと、従業員一人ひとりが情報漏洩に対する意識を維持できるよう、定期的に研修を開催するなどの工夫が求められます。

パソコン、外部記憶装置などの持ち出し、使用の制限

情報の流出を防ぐために、個人で使用するノートパソコンやUSBメモリーの外部への持ち出しを制限する必要があります。USBメモリーは大量のデータを保存、移動できる大変便利な記憶メディアですが、個人での使用を禁止、あるいは全面的に使用を禁止する企業も少なくありません。
セキュリティ強化のために、外部のUSBメモリーがアクセスできないパソコンを使用しても良いでしょう。

オフィスレイアウトの変更

セキュリティ強化を目的にオフィスレイアウトを変更する際は、重要な情報を扱うエリアに、来客者を通さないように各スペースを配置するのが原則です。

たとえば、応接室が執務スペースに隣接しており、執務スペースを通過しなければ応接室へ来客者を案内できない、といったレイアウトは危険です。パソコンの画面が来客者の目に入ってしまうなど、機密情報が漏れる恐れがあります。また、エントランスの近くに従業員が使う会議室がある場合も、会議の内容が外部に漏れる危険性があります。

セキュリティに関する社内規定の徹底はもちろんのこと、オフィス全体が、不審者の侵入や情報漏洩が起きにくい環境になるよう対策していかなければいけません。オフィスの移転は、オフィスのセキュリティレベルを見直す絶好の機会となるでしょう。

株式会社エコ・エイトでは、レイアウト変更に伴う不用品の回収・処分・買取のワンストップサービスを提供しています。また機密情報の処理についても、回収から処分まで安心・確実に行っておりますので、ぜひお気軽にご相談ください。