意外と忘れがち！ オフィス移転をする前の注意点

オフィスの移転には、さまざまな手続きや準備が必要になります。従業員数や事業内容にもよりますが、移転完了まで少なくても半年～1年の期間を設定して計画を進めるのがベストです。特に、営業活動を続けながらオフィスを移転する場合は、業務に支障を来さないのはもちろんのこと、クライアントに迷惑をかけないよう配慮することが大切です。ここでは、オフィスを移転するときに知っておきたい注意点について紹介します。

退去するオフィスの契約期間の確認

オフィスを借りる際に不動産業者を通じて作成した賃貸契約書には、物件を退去する場合の注意事項が記載されています。

まず確認しておきたいのが、解約予告の項目です。移転日の半年前（または3カ月前）に、解約予告（＝移転する旨を貸主に伝える）をすると定めるのが一般的ですが、この時期（＝解約予告期間）を逃してしまうと、違約金が発生する場合があります。

原状回復についての確認

解約予告のほか、オフィスの原状回復に関する項目も確認しておきましょう。賃貸住宅の場合は、契約終了日までに退去し、鍵を返却した後に原状回復工事を行う流れが多いですが、賃貸オフィスの場合は、契約終了日よりも前に退去を完了させ、契約期間中に原状回復工事を終わらせる契約を結んでいるケースが多いです。万が一、契約期間中に工事が終わらなかった場合の賃料負担なども把握しておくと安心です。

引越し予定日を決める

年間スケジュールをもとに、できるだけ業務繁忙期と重ならないように引越し予定日を選定していきましょう。

また時期だけではなく、引越しをする時間帯にも配慮が必要です。オフィスが入っているビルによっては平日の日中に引越しをすると、周辺道路や同じビルに入る企業に迷惑をかけてしまう恐れがあるため、休日または夜間に予定を組むようにします。

オフィス移転より前にクライアントへ連絡

オフィス移転をする際、クライアントに「いつの間にかオフィスが移転していた」と思わせるようなことがあってはいけません。移転日、移転先をお知らせするために、全てのクライアントに案内状を準備しておきましょう。

案内状は、遅くても移転日の10日前までに届くよう手配します。通常はがきを用いても問題ありませんが、より丁寧にしたい場合は、二つ折りの上質紙に印刷した案内状を封書で送る方法もおすすめです。

社内印刷物の変更を行う

オフィス移転にともない、名刺、社員証、会社案内のパンフレット、営業資料、封筒などの印刷物に表示される住所、電話番号も変更しなければいけません。印刷物を外注している場合は、変更から納品まである程度の時間を要するため、移転先の住所や電話番号が決まり次第すぐに手配し、移転当日から使用できるよう進めておきます。

オフィス移転を迅速かつスムーズに完了させるには、綿密な計画のもと時間的な余裕をもって進めることが大切です。移転後の手続き、クライアントの対応も含め、しっかりと移転計画を立案しておきましょう。

株式会社エコ・エイトでは、オフィス移転に伴う不用品の回収・処分・買取のワンストップサービスを提供しています。また退去後の原状回復工事や解体工事も行っており、オフィス移転のさまざまな場面でのお手伝いが可能ですので、ぜひお気軽にご相談ください。