オフィスやお店を移転したときに出す案内状の作り方

オフィスまたはお店の移転が決まったら、取引先やクライアントに向けて案内状を送付します。通常業務と平行してオフィスやお店の移転準備を進める中で、慌てて案内状を発送してしまうと思わぬミスを犯してしまうこともしばしば。相手に失礼なく確実に案内状を送るためにも、あらかじめ文面や発送時期を決めて、時間に余裕をもって発送するようにしましょう。ここでは、オフィスやお店が移転したときに案内状を送るタイミングと、具体的な内容について説明します。

移転の案内を出すタイミング

オフィスまたはお店の移転を知らせる案内状は、移転日の一カ月前には完成させ、遅くても移転日の10日前までには、取引先やクライアントのもとに配達されるよう準備しておくのが一般的です。

取引先が繁忙期の真っ直中にあると、情報がうまく伝わらず迷惑をかけてしまう恐れがあるため、場合によっては発送時期や発送する方法を変えるなどの配慮をしましょう。

オフィスやお店を移転したときに案内状を送る方法

案内状は、二つ折りのカードを封筒に入れて送るのが最も丁寧な方法です。枚数が多い場合は、通常はがきでも問題ありませんが、取引先の社長など地位の高い人に送るものは、封筒に入れてお知らせする方が良いでしょう。なお、印刷会社に依頼して案内状を作成する際は、入校、発注から印刷が仕上がるまである程度の時間を要するため、余裕を持って行ってください。

もし案内状を送る時間が限られている場合は、Eメールで送信するのが良いでしょう。パソコンにインストールされているメールソフトでも、宛先を「BCC」欄に記入すれば一斉に同じ内容を送信することが可能です。ただし、宛先を「CC」欄に記入してしまうと、一斉送信をしたことが取引先に伝わり、あまり良い印象を与えないのはもちろんのこと、顧客情報の流出問題に発展する可能性があり大変危険です。

オフィスやお店を移転したときの案内状の作り方

案内状は、オフィスやお店を移転することが一目で分かるように作成するのがポイントです。まず「オフィス移転のお知らせ」と明記し、発送日と会社名、社長名を添えるようにします。
本文は、以下の文例を参考に作成してください。本文の後には、新オフィスの住所や電話番号、営業開始日などを書き加えます。新オフィスまでのアクセス方法や地図を添付すると親切でしょう。

＜文例＞
拝啓　時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます
平素は格別のご高配を賜り厚くお礼申し上げます
このたび弊社は ○月○日より下記へ移転することになりました
これを機に 従業員一同より一層の精進に努め 皆様のご期待にお応えする決意でございます
今後ともご指導、ご鞭撻を賜りますようお願い申し上げます
謹啓

オフィスやお店の移転を知らせる案内状は、二つ折りのカードまたは通常はがきでお知らせするのが一般的ですが、送る時間が限られている場合は、Eメールで一斉送信する方法もあります。新しいオフィスやお店での業務へスムーズに移行できるよう、事前にしっかりと準備しておきましょう。

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