オフィスのレイアウト変更時に意識すべきポイント

オフィスの移転や新卒採用にともなうレイアウト変更を行う際は、限られたスペースをいかに有効に使うか、人が通る道筋（動線）を踏まえながら、最適な配置を検討する必要があります。また、家具や機器の配置も重要です。使い勝手だけではなく、セキュリティや緊急避難時の行動などにも配慮しながら検討していきましょう。ここでは、オフィスのレイアウト変更時に押さえておきたいポイントをいくつか紹介します。

ゾーニング計画とは？

執務スペース、応接スペースなど、オフィス空間を用途別に大まかに割り振りすることを「ゾーニング計画」と言います。ゾーニング計画は、業務の効率性や従業員同士のコミュニケーションのしやすさを左右する要素、といっても過言ではありません。特に、ワンフロア（柱のない広い空間）のレイアウトを検討する際は、ひとつの空間にさまざまなスペースを混在させるため、隣接するスペースが干渉し合わないよう、あらゆる場面を想定しながら配置を検討する必要があります。

ゾーニング計画をはじめる前に、まずオフィスに必要とされるスペースをリストアップします。たとえば執務スペース、倉庫、給湯室、休憩室、ロッカールーム、ミーティングルーム、応接室、役員室などが挙げられますが、その数や種類は業務内容や形態によって異なるでしょう。リストアップが完了したら、オフィスの平面図を作成し、どこにどのスペースを配置するか検討します。

動線計画とは？

オフィス空間において、従業員あるいは来客者が通る道筋を「動線」と呼びます。ゾーニングがある程度決まってきたら、その中をどう人が行き交うか、さまざまな場面を想定しながら平面図上に書き込んでいきます（動線計画）。

動線は、できるだけシンプルであることが重要です。たとえば、給湯室が応接室と離れた場所にあると、お茶を運ぶためにほかのスペースを何度も通過する必要があり、非効率さを感じるでしょう。コピー機に向かう通路がひとつしかなく動線が重複してしまうような場合も、ゾーニングを再検討する必要があるかもしれません。

また、来客者の動線についても慎重に検討しなければいけません。従業員と来客者が動線を共有するスペースが多いと、いつ誰がオフィスに入ったかを確認するのが難しくなり、不審者の侵入や情報漏洩などの被害におよぶ恐れがあります。

オフィスレイアウトの例

オフィスの中で最も占有率の高いデスクは、その配置方法によって使い勝手が全く変わってきます。以下に、いくつかのレイアウトのタイプとそれぞれの特徴について紹介します。

対向式

デスクを向かい合わせにして、ひとつの「島」のように配置するレイアウトを「対向式レイアウト」または「島型レイアウト」と呼びます。コミュニケーションが活性化しやすいスタイルですが、常に周囲の目線が気になり個人の業務に集中しにくいデメリットもあります。

同向式

全てのデスクを同じ向きに並べるレイアウトを「同向式レイアウト」と呼びます。周囲の視線が気にならずプライバシーを確保できるスタイルで、ある程度のコミュニケーション性も確保できます。ただし、対向式レイアウトに比べスペースをやや広くとるほか、電話などの配線管理にも配慮を要します。

ブース式

デスクトップパネルなどを使って、個別の作業スペースを確保するレイアウトを「ブース式レイアウト」と呼びます。クリエイターなど個人で集中して作業をする職種に適したレイアウトですが、スペース効率が悪くコストも高くなりがちです。

フリーアドレス式

従業員一人ひとりの座席を設けず、広いテーブルの空いている席を自由に使用するスタイルを「フリーアドレス式レイアウト」と呼びます。スペース効率が良く大幅なコスト削減が可能です。ただし、部下の所在が見えにくくなるため、勤怠管理に工夫が必要になります。

オフィスレイアウトは、ゾーニング計画を基本とし、従業員や来客者のさまざまな動線に配慮しながら検討するようにしましょう。一度レイアウトを変更してしまうとやり直しがなかなかきかなくなるため、従業員の意見を取り入れながら、より快適な環境を目指すことが大切です。

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