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  1. オフィス移転をするとき必見! プロジェクトマネジメント(PM)とは

オフィス移転をするとき必見! プロジェクトマネジメント(PM)とは

オフィス移転をするとき必見! プロジェクトマネジメント(PM)とは

オフィスの移転は、限られた時間の中で多くの労力、費用を要する一大プロジェクトです。そのためプロジェクトの責任者は、関係する業者や担当者間とのコミュニケーションを円滑化するとともに、想定されるあらゆる問題を回避するマネジメントの視点が欠かせません。プロジェクトが完遂されるよう管理、調整する「プロジェクトマネジメント(PM)」は、それらを専門とする業者に依頼することも可能です。ここでは、プロジェクトマネジメントについて解説していきます。

プロジェクトマネジメントについて

プロジェクトマネジメント(Project Management:PM)とは、与えられた目標を達成するために、スケジュールや人材、資源、予算などを管理、調整するプロセス全体を指すものです。前例のないプロジェクトの遂行や、独自サービスの開発など、ルーチンワークとは異なる領域に着手する際に、プロジェクトマネジメントの視点がより有効になります。
プロジェクトマネジメントは、以下に挙げる「5つのフェーズ(段階)」に分類して捉えられます。

立上げフェーズ

プロジェクトの「目的」と「目標」を明確化(定義)し、今後の活動方針や最終的な成果物を文書化する段階。

計画フェーズ

立上げフェーズで明文化したものを実現するための要素を見出し、時間や費用、担当者など、プロジェクト全体に係る「計画」を立案する段階。

遂行フェーズ

計画通りに担当者を配置したり、そのほかの資源を調達したりして実行する段階。

コントロールフェーズ

進捗を監視し、コントロール(計画の是正)する段階。

終結フェーズ

プロジェクトの結果を文書化し、プロジェクトによって得られた成果や教訓をまとめる段階。

プロジェクトマネジメントサービスとは?

プロジェクトを成功に導くためのノウハウ、ツールを提供するサービスを「プロジェクトマネジメントサービス」と呼びます。プロジェクトマネジメントサービスでは、プロジェクトマネジメントにおける全フェーズ(立上げ、計画、遂行、コントロール、終結)を一手に引き受けるほか、社内の従業員から選出されたプロジェクトリーダーのサポート役として相談や指導に応じるケース、各フェーズの一部を引き受けるケースなど、現場のニーズや状況に応じて対応範囲が異なります。

たとえば、社内にプロジェクトマネジメントの経験者がいない場合や、新たな見識を取り入れたい場合などは、マネジメント全体を依頼するのが良いでしょう。また、プロジェクトマネジャーを育成したいという場合にも活用できます。

プロジェクトマネジメントサービスを利用するメリット、デメリット

オフィス移転のプロジェクトリーダーを任された従業員は、これまであまり経験のない膨大な業務を引き受けることになります。不動産業者や引越し業者、各種工事業者など、さまざまな業者と連絡や調整を行うほか、スケジュールの管理や調整、資料の作成や周知といった事務作業も同時にこなさなければいけません。そのため、たとえオフィス移転の経験がある従業員であっても、大変な負担を強いられます。

プロジェクトマネジメントサービスを活用すれば、ニーズに沿いながらプロジェクトの一部または全ての管理を代行してもらえるため、これらの問題を一人で抱え込む必要はありません。安全性の確保、コスト削減の面でも、より効果的な提案を期待できます。

ただし、同じプロジェクトマネジメントサービスでも、担当者との相性が悪かったり、こちらの意図を十分に汲んでもらえなかったりすると、プロジェクトが思い通りに進まない恐れもあるため注意が必要です。

オフィスの移転は、ひとたび問題が発生すれば、プロジェクトの達成は元より、機密情報の漏洩やコンプライアンス違反など、大規模なアクシデントに発展する可能性も否めません。プロジェクトマネジメントサービスを活用し、無理なく、無駄なくプロジェクトを成功させましょう。

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